A livello aziendale, la carta intestata può esercitare ancora un ruolo di primo piano, soprattutto per la sua capacità di illustrare la mission, i principi e i valori di un'impresa. Ovviamente, l'evoluzione tecnologica ha fatto sì che oggi venga inviato un numero di lettere commerciali molto più ridotto rispetto al passato, dal momento che il loro posto è stato preso dalle comunicazioni elettroniche, e cioè dalle mail. Eppure, lo scambio epistolare che avviene attraverso la posta elettronica, pur risultando tanto comodo quanto rapido, non ha fatto venir meno l'importanza e il prestigio che caratterizzano le missive scritte con carta aziendale intestata.
La carta intestata grafica può essere considerata uno degli strumenti che vale la pena di sfruttare per provare a sconfiggere i propri competitor, e al tempo stesso per riuscire a distinguersi sul mercato. Con la comunicazione su carta, infatti, si ha la possibilità di elevarsi, ma soprattutto di farsi conoscere e riconoscere in modo immediato. La carta intestata cattura l'attenzione della clientela e viene notata sin dal primo momento: essa contribuisce a suscitare una buona impressione in chi la osserva e la tiene tra le mani, ed è per questo motivo che deve essere curata in tutti i dettagli. La carta intestata contribuisce alla reputazione dell'azienda e serve a comunicare ciò che il marchio intende rappresentare.
La carta intestata è caratterizzata dalla presenza del logo aziendale in testa al foglio; anche quando non c'è il logo, è comunque riportato un design che permette di identificare il professionista o l'azienda che vi fa riferimento. Il resto del foglio è bianco e vuoto, e mette a disposizione lo spazio di cui si ha bisogno per l'inserimento del messaggio che si intende comunicare. Attraverso la carta intestata è possibile inviare messaggi di qualunque tipo, per esempio per fornire informazioni supplementari a proposito del brand; quello che conta è che sia in grado di restituire un'immagine chiara e al contempo professionale della realtà che rappresenta.
L'adozione di carta intestata deve essere ben ponderata nel contesto di un efficace piano di comunicazione: ciò vuol dire che si deve prestare attenzione al modo in cui vengono coordinati i colori e i vari elementi che in genere accompagnano il marchio, al fine di rendere più solida l'identità aziendale. La tipologia di carta e la relativa grammatura sono ulteriori parametri su cui ci si deve concentrare per la realizzazione delle missive basate sulla carta intestata, a maggior ragione nel caso in cui si decida di procedere con la stampa a colori. La carta usomano è da preferire quando i fogli sono destinati a essere spediti tramite fax.
Per tutte le ragioni elencate fino a questo momento, la carta intestata non deve essere considerata un vezzo o un lusso in più per un'azienda, ma uno strumento di marketing a tutti gli effetti, un prodotto da tenere sempre a portata di mano in ufficio. Ecco perché è molto importante imparare come usarla ma anche come non abusarne; il consiglio è quello di rivolgersi a una ditta specializzata in arti grafiche o a un centro stampa per richiedere e ottenere una carta intestata in linea con le proprie aspettative e i propri obiettivi commerciali.